Vi bryr oss om din integritet!
Vi på Bokförlaget Semic är måna om din personliga integritet och eftersträvar alltid en hög nivå av dataskydd. Nedan förklarar vi hur vi samlar in och använder din personliga information. Vi beskriver också dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande. De personuppgiftsbehandlingar vi gör som inte beskrivs här specificeras i samband med att ni ingår avtal om den tjänsten.
Det är viktigt att du tar del av och förstår vår integritetspolicy och känner dig trygg i vår behandling av dina personuppgifter. Du är också alltid välkommen att kontakta oss vid eventuella frågor.
Generell information
Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?
Personuppgifter är alla slags uppgifter som ensamt eller i kombination med andra uppgifter kan knytas till en fysisk person som är i livet. Vanliga personuppgifter är namn och kontaktuppgifter, andra personuppgifter kan till exempel vara bilder och ljudupptagningar som behandlas i dator även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter (t.ex. IP-nummer) är personuppgifter ifall de kan kopplas till fysiska personer.
Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.
Vem är ansvarig för de personuppgifter vi behandlar?
Bokförlaget Semic (med organisationsnummer 556046-1336) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.
Kontaktuppgifter för dina integritetsfrågor
Då det gäller integritetsfrågor kommer du i kontakt med oss genom att du ringer till Bokförlaget Semics växel på telefonnummer 08-799 30 50 och ber att få komma i kontakt med integritetsansvarig, alternativt mejlar ditt ärende till info@semic.se eller skriver till Bokförlaget Semic ATT: integritetsansvarig, Box 1243, 172 25 Sundbyberg.
Hur du hittar information på den här sidan
Nedan listar vi ändamålen med de personuppgiftsbehandlingar vi gör, vilka personuppgifter vi behandlar samt hur länge vi sparar uppgifterna. I vissa fall tillhandahåller vi istället information om ändamålen samt dina rättigheter direkt i de avtal vi inleder eller i anslutning till de verktyg vi erbjuder som kräver registrering av personuppgifter.
Integritetsskydd och säkerhet
Vi säljer aldrig dina personuppgifter till tredje part och vi lämnar enbart ut dina personuppgifter till tredje part som hanterar våra IT-system och datalagring, vår marknadsföring, distribution, logistik och ekonomiska transaktioner. Sådan behandling av tredje part sker enbart i enlighet med våra instruktioner och den tredje parten får inte behandla dina personuppgifter för egna ändamål. Dina personuppgifter kan komma att lämnas ut till myndighet om lagen kräver det och även till ombud vid en eventuell tvist.
De uppgifter vi behandlar lagrar vi bakom en adekvat IT-säkerhet och vi ställer motsvarande krav på de leverantörer vi anlitar. Du kommer inte bli föremål för beslut tagna av oss som enbart grundar sig på automatiserad behandling av dina personuppgifter. Inga av dina personuppgifter lämnas ut för behandling utanför EU/EES. Om behov att dela dina personuppgifter till tredje land skulle uppstå så kommer det att ske i överenskommelse med dig.
Vi lagrar principiellt inte heller känsliga personuppgifter om dig. Läs mer om definitionen av känsliga personuppgifter här: https://www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen/dataskyddsforordningen/kansliga-personuppgifter-uppgifter-om-brott-och-personnummer/detta-ar-kansliga-personuppgifter/
Dina rättigheter
Du har alltid rätt att få veta vilka personuppgifter Bokförlaget Semic behandlar om dig och att få dem rättade. Du kan också kräva att behandlingen av personuppgifterna begränsas om inte behandlingen är en förutsättning för att Bokförlaget Semic ska kunna uppfylla sitt avtal med dig eller tillhandahålla en tjänst till dig. Vissa av dina uppgifter kan också behöva sparas för att uppfylla skyldigheter enligt lag.
Vill du ha ett registerutdrag, utnyttja din eventuella rätt till dataportabilitet, invända mot de personuppgifter vi behandlar om dig, invända mot hur vi behandlar dina personuppgifter, invända mot personuppgiftbehandlingar vi gör under den lagliga grunden intresseavvägning eller om du bara behöver hjälp med något annat kring dina personuppgifter, kontakta oss via de kontaktvägar som anges under rubriken Kontaktuppgifter för dina integritetsfrågor eller för respektive behandling så hjälper vi dig. Vi har alltid som mål att du ska känna dig trygg och rättvist behandlad av oss då det gäller din integritet.
Vill du framföra klagomål till en tillsynsmyndighet eller undrar något annat om dina rättigheter kring personuppgifter lagrade av oss kan du vända dig till Integrationsskyddsmyndigheten. Kontaktuppgifter till dem hittar du här: www.datainspektionen.se
Så här behandlar vi dina personuppgifter i våra specifika tjänster
För dig som lämnar manus till oss
Ändamål med behandlingen av dina personuppgifter
Ändamålet är att förenkla tillgången till de manus du avser skicka in.
Vilka personuppgifter behandlas?
Vi behandlar ditt namn och e-postadress och eventuellt upphovspersonens namn (om det skulle vara någon annan än du) samt ditt manus.
Laglig grund
De personuppgifter du lämnar här behandlar vi under den lagliga grunden intresseavvägning.
Lagringsperiod
Vi lagrar dina uppgifter i upp till 5 år och om inget samarbete har påbörjats raderas dina personuppgifter och ditt manus efter den tiden. Om du vill bli raderad tidigare kan du när du vill kontakta oss så hjälper vi dig.
För dig som får digitala pressmeddelanden och relaterade nyhetsbrev
Ändamål med behandlingen av dina personuppgifter
Ändamålet med personuppgiftsbehandlingen är att vi ska kunna göra relevanta digitala och fysiska utskick av böcker och relaterat pressmaterial, utskick av våra kataloger samt av pressmeddelanden och nyhetsbrev.
Vilka personuppgifter behandlas?
Vi behandlar ditt namn, ditt företagsnamn, dina adressuppgifter för fysiska utskick och din e-postadress för att e-posta dig pressmeddelanden och nyhetsbrev.
Slutligen behandlas även dina beställningar av recensionsexemplar.
Laglig grund
De personuppgifter du lämnar här behandlar vi under den lagliga grunden intresseavvägning.
Lagringsperiod
Du kan när du vill avregistrera dig från pressmeddelanden, nyhetsbrev och andra utskick genom att klicka på länken längst ned i våra mejlutskick eller mejla till info@semic.se. Då upphör behandlingen av dina personuppgifter i vårt system för detta ändamål.
För dig som bjuds in till olika evenemang på Bokförlaget Semic
Ändamål med behandlingen av dina personuppgifter
Ändamålet med personuppgiftsbehandlingen är att via e-post kunna bjuda in dig till relevanta evenemang på Bokförlaget Semic.
Vilka personuppgifter behandlas?
Vi behandlar ditt namn och din e-postadress.
Hur samlar vi in dina personuppgifter?
Oftast finns du i våra interna kontaktuppgifter som en etablerad affärskontakt. Ibland har vi upptäckt dig (och ditt engagemang) i vår omvärldsbevakning.
Laglig grund
Dina personuppgifter som används här behandlar vi under den lagliga grunden intresseavvägning.
Lagringsperiod
Efter varje evenemang raderas evenemanget med de registrerade deltagarna. Våra sparade listor för inbjudningar uppdateras kvartalsvis för att alltid vara relevanta. Om du inte vill ha den här typen av inbjudningar från oss kan du när du vill kontakta oss så hjälper vi dig.
För dig som är kontaktperson hos leverantör, återförsäljare och övrig kund till Bokförlaget Semic
Ändamål med behandlingen av dina personuppgifter
Ändamålet med personuppgiftsbehandlingen är att kunna förenkla kontakter med våra leverantörer, återförsäljare och kunder.
Vilka personuppgifter behandlas?
Namn på av företaget angivna kontaktpersoner, arbetsmejladress och arbetstelefonnummer.
För det fall leverantören, återförsäljaren eller övrig kund utgörs av en enskild firma eller privatperson, kan även privata adressuppgifter behandlas. Om du är en enskild firma kan vi behöva behandla firmans organisationsnummer (ditt personnummer) för att vara säkra på att korrekt kunna identifiera din firma.
Laglig grund
De personuppgifter du lämnar här behandlar vi under den lagliga grunden intresseavvägning.
Lagringsperiod
Har vi inte haft några ekonomiska transaktioner med leverantören, återförsäljaren eller kunden som du är kontaktperson för under 3 år, raderas, avidentifieras eller uppgiftsminimeras alla personuppgifter vi behandlat. Undantag från radering av personuppgifter gäller för sådant vi behöver spara enligt lag, till exempel bokföringslagen. När vi inte längre har ett krav enligt lag på att spara sådana personuppgifter raderas eller uppgiftsminimeras även dessa.
Om du vill bli raderad tidigare kan du när du vill kontakta oss så hjälper vi dig att radera alla personuppgifter som inte krävs för att fullgöra något av våra gemensamma åtaganden.
För dig som söker arbete eller praktik på Bokförlaget Semic och lämnar ditt cv till oss
Ändamål med behandlingen av dina personuppgifter
Ändamålet är att förenkla tillgången till den jobbansökan du skickar in samt att kunna kontakta dig vid framtida rekryteringsprocesser.
Vilka personuppgifter behandlas?
Vi behandlar ditt namn, din e-postadress, ditt telefonnummer, ditt cv, ditt personliga brev och övrig information som du lämnar.
Laglig grund
De personuppgifter du lämnar här behandlar vi under den lagliga grunden intresseavvägning.
Lagringsperiod
Vi lagrar dina uppgifter i upp till 5 år och om inget samarbete har påbörjats raderas dina personuppgifter och ditt cv efter den tiden. Om du vill bli raderad tidigare kan du när du vill kontakta oss så hjälper vi dig.
För dig som är upphovsperson och ingår avtal om rättigheter med Bokförlaget Semic (författare, översättare, fotografer, illustratörer, formgivare, med flera)
Ändamål med behandlingen av dina personuppgifter
För att kunna bedriva vår utgivningsverksamhet och uppfylla vårt avtal med dig behöver vi behandla dina personuppgifter. Vilka personuppgifter vi behandlar beror på vilka uppgifter du lämnar till oss samt på vilket typ av avtal du ingår med oss.
Personuppgifterna behandlas för att möjliggöra Bokförlaget Semics utgivningsverksamhet samt för att fullgöra våra och dina åtaganden enligt det avtal vi ingår. Utgivningsverksamheten inkluderar kommunikation med dig, färdigställande, utformning, produktion, marknadsföring, distribution av information om och försäljning av ett verk, samt uppföljning av försäljningen och utbetalning av ersättning till dig.
Vi behandlar även dina personuppgifter i en förteckning över Bokförlaget Semics utgivna verk innehållandes ISBN, namn på upphovspersoner och titel på verket (”artikelinformation”) bland annat för att kunna följa upp ett verks försäljningshistorik.
Vi behandlar även dina personuppgifter i kopior på ingångna avtal kopplade till ett verk, material som använts i det litterära skapandet (såsom lektörsutlåtanden) samt den korrespondens som lett fram till ett verk (”verksinformation”).
Vi behandlar även dina personuppgifter för att kunna komma i kontakt med dig angående andra potentiella uppdrag, skicka dig relevant information om vår verksamhet samt bjuda in dig till relevanta evenemang anordnade av oss.
Vilka personuppgifter behandlas?
Vi behandlar ditt namn, din adress, din e-postadress, ditt telefonnummer, ditt kontonummer och de eventuella andra uppgifter som lämnas i samband med att du ingår ett avtal, eller som du lämnar till oss under avtalets tid, för ovan angivna ändamål, inklusive verksinformation. Beroende på avtal kan vi behöva behandla ditt personnummer för att vara säkra på att korrekt kunna identifiera dig och slutföra finansiella åtaganden som royaltyutbetalningar och liknande. Vi behandlar även ditt namn i artikelinformationen. Vidare behandlar vi ditt namn och dina kontaktuppgifter för kontakt om potentiella uppdrag.
Laglig grund
De personuppgifter som vi behöver för vår utgivningsverksamhet behandlar vi under den lagliga grunden fullgörande av avtal. Övriga personuppgifter som behövs för artikelinformation, verksinformation samt för kontakt om potentiella samarbetsprojekt behandlar vi under den lagliga grunden intresseavvägning.
Lagringsperiod
Om inte något annat uttryckligen anges nedan raderas alla personuppgifter ur våra system och databaser inom 12 månader efter att avtalet upphört om inte betalningsåtaganden kvarstår. Kvarstår betalningsåtaganden lagras de uppgifter som krävs för att fullgöra åtagandena tills betalningen är fullgjord. Undantag från radering av personuppgifter gäller också för sådant vi behöver spara enligt lag, till exempel bokföringslagen. När vi inte längre har ett krav enligt lag på att spara sådana personuppgifter kommer de att raderas.
För uppgifter som används för artikelinformation, verksinformation samt kontakt om potentiella samarbetsprojekt gör vi en årsvis bedömning om ändamålet med behandlingen samt skälen som ligger till grund för vår intresseavvägning kvarstår. Om inte ändamålet kvarstår raderas eller minimeras uppgifterna. Om du vill få dina personuppgifter raderade tidigare kan du när du vill kontakta oss så hjälper vi dig att radera alla personuppgifter som inte krävs för att fullgöra något av våra gemensamma åtaganden eller där vi har stöd i andra undantag.
Så här hanterar vi på Bokförlaget Semic personuppgiftsbehandlingar i e-post och i andra ostrukturerade dokument
Ändamål med behandlingen av dina personuppgifter
Ändamålet är att ta emot och möjliggöra e-postkonversationer med bifogade dokument i vår verksamhet.
Laglig grund
Vi behandlar personuppgifter i inkommande e-post med stöd under den lagliga grunden intresseavvägning.
När vi läst e-posten görs det en ny bedömning om vilken laglig grund vi har för den eventuellt fortsatta personuppgiftsbehandlingen. Den lagliga grunden anges specifikt för just den behandlingen.
Lagringsperiod
Vi behandlar som avsändare av e-post enbart personuppgifter av vanlig typ (namn, adress, telefonnummer och mejladress) direkt i brödtexten. Maximalt lagrar vi den typen av personuppgifter i 2 år efter att kontakt upphört. Efter det raderar vi mejlet eller avidentifierar personuppgifterna.
Vi behandlar som avsändare av e-post personuppgifter av andra typer än vanliga (till exempel personnummer, bankkontonummer, ekonomisk information, och annan information som ligger nära privatlivet) i bifogade filer.
E-postkommunikation som innehåller uppgifter av mer beaktansvärda skäl i någon riktning behandlar vi till dess att vi har flyttat över personuppgifterna till ett mer strukturerat format utifrån ett kommunicerat och överenskommet ändamål samt med stöd av en laglig grund. Efter det raderar vi den bifogade filen, hela mejlet eller avidentifierar personuppgifterna med minimal fördröjning. Den fortsatta personuppgiftsbehandlingen, strukturerad eller ostrukturerad omfattas då av gällande principer.
Personuppgifter av mer känslig natur behandlar vi principiellt bara i yttersta undantag som avsändare av e-post. E-postkommunikation som i undantagsfall innehåller känsliga uppgifter i någon riktning behandlar vi enbart under möjligast minimala tid. Om ett överenskommet, kommunicerat ändamål finns, eller stöd av en laglig grund, flyttar vi över personuppgifterna till ett mer strukturerat format. Efter det raderar vi den bifogade filen, hela mejlet eller avidentifierar personuppgifterna utan fördröjning. Den fortsatta personuppgiftsbehandlingen, strukturerad eller ostrukturerad, omfattas då av gällande principer.
Under den e-postkonversation som pågår vidarebefordrar vi aldrig dina personuppgifter av annan typ än vanliga utanför vår organisation eller till tredje part utan att först ha kommit överens om det med dig.
Om du vill få dina personuppgifter raderade tidigare än vad som anges ovan kan du när du vill kontakta mottagaren eller avsändaren av e-posten hos oss så hjälper den personen dig.
